Privacy verklaring

Villa Maria – Comodell nv hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de aan haar verstrekte persoonsgegevens met de nodige zorg. De huidige privacyverklaring is van toepassing op Villa Maria – Comodell nv in zijn geheel.

Identificatie

De maatschappelijke zetel van  met ondernemingsnummer 0449277274 is gelegen te:

Gistelse Steenweg 18-28
8200 Brugge
België
tel: +32 50 310744
fax: +32 50 311691
e-mail: pb@villamaria.be

Adressen waar gegevensverwerking plaats vindt:

Maatschappelijke zetel: vestigingseenheid 2.061.532.684
Gistelse Steenweg 22-28
8200 Brugge
België

Vestigingseenheid
Zuidzandstraat 22
8200 Brugge
België

De huidige verklaring is van toepassing op de website van Villa Maria – Comodell nv en op alle andere toepassingen en in het algemeen op de algehele communicatie van Villa Maria – Comodell nv. Deze privacyverklaring maakt integraal deel uit van de algemene verkoopsvoorwaarden.

Noodzaak Privacyverklaring:

Om een optimale dienstverlening aan u en uw onderneming te kunnen bieden is het noodzakelijk dat Villa Maria – Comodell nv uw persoonsgegevens en andere belangrijke informatie verwerkt, waarborgt en beschermt. Bij het verzamelen en verwerken van uw gegevens wenst Villa Maria – Comodell nv uw privéleven en uw persoonsgegevens op een zo maximaal mogelijke manier te beschermen en te verwerken in alle transparantie en conform de geldende wetgeving.

De huidige privacyverklaring heeft als doel u op een volledige manier te informeren over hoe Villa Maria – Comodell nv de persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en bewaart. De contractuele voorwaarden die gelden met Villa Maria – Comodell nv blijven onveranderd.

Wetgeving:

Villa Maria – Comodell nv verwerkt alle persoonsgegevens die worden ingezameld in overeenstemming met de toepasselijke huidige regelgeving voor de bescherming van persoonsgegevens en houdt rekening met de nieuwe wetgeving van de GDPR (General Data Protection Regulation of Algemene Verordening van Gegevensbescherming), die in werking treedt op 25 mei 2018. De verwerking en bewaring van persoonsgegevens gebeurt op een wijze die rechtmatig, behoorlijk en transparant is. Er gebeurt enkel verwerking en bewaring van de persoonsgegevens die toereikend zijn, ter zake dienend zijn en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is.

Om u volledig te kunnen informeren, verwijzen we naar de GDPR (http://eur-lex.europa.eu/) waarvan de officiële verwijzing luidt als volgt: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Om een beter begrip te hebben over de gevolgen van de inwerkingtreding van de GDPR verwijzen we naar de website van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer: https://www.privacycommission.be/nl/algemene-verordening-gegevensbescherming-0 

Gegevensverwerking:

Logischerwijs beschikt Villa Maria – Comodell nv over talrijke gegevens van haar klanten, prospecten, personeel, sollicitanten en leveranciers (hierna samengevat als “betrokkenen”). Met andere woorden Villa Maria – Comodell nv treedt op als gegevensverwerker.
Deze privacyverklaring dient te informeren aangaande de verwerkingsactiviteiten:

  1. bekomen van gegevens
  2. opslaan van gegevens
  3. bewerken van gegevens
  4. kopiëren van gegevens
  5. doorgeven van gegevens
  6. verwijderen van gegevens

Rechten betrokkenen

Iedere persoon wiens persoonsgegevens door Villa Maria – Comodell nv worden verwerkt heeft de volgende rechten:

  • het recht op informatie en toegang tot de persoonsgegevens
  • het recht op rectificatie van de onjuiste persoonsgegevens
  • het recht op verwijdering (“recht op vergetelheid”)
  • het recht op beperking van de verwerking
  • het recht op overdraagbaarheid van gegevens
  • het recht van bezwaar en het recht van bezwaar tegen de verwerking voor direct marketing
  • het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft

Iedere persoon heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Bovenstaande rechten zullen conform de GDPR-regelgeving worden gerespecteerd in te willigen binnen de 30 dagen na aanvraag.

Doeleinden van de gegevensverwerking:

Villa Maria – Comodell nv verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke doeleinden, hetzij in het kader van de uitvoering van haar diensten, hetzij voor statistieke en commerciële redenen verbonden aan haar partners, en beperkt zich tot het essentiële. De persoonsgegevens zullen op een met de doeleinden verenigbare wijze worden verwerkt en de verwerking zal gebeuren op basis van de gegeven toestemming of wegens de noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst.

Overeenkomstig de contractuele verplichtingen bewaart Villa Maria – Comodell nv de nodige gegevens die toelaten te communiceren met haar klanten, partners en leveranciers.

Er vindt een geautomatiseerde verwerking plaats in het kader van de verwerking van persoonsgegevens, via onze mailprovider Mailchimp.
Meer info over hun privacy kan je hier vinden: https://kb.mailchimp.com/binaries/content/assets/mailchimpkb/us/en/pdfs/mailchimp_gdpr_sept2017.pdf

Aanstelling van een DPO of Data Protection Officer – Verantwoordelijke voor de bescherming van de persoonsgegevens

Indien u vragen of opmerkingen heeft over de persoonsgegevens en het beleid van Villa Maria – Comodell nv aangaande privacy na het lezen van deze privacyverklaring, gelieve contact op te nemen met onze verantwoordelijke voor de bescherming van de persoonsgegevens wiens taak bestaat uit het waarborgen van het respect voor uw rechten.
Iedere persoon wiens gegevens verwerkt worden kan zijn persoonsgegevens inzien, kan ze doen rechtzetten of kan ze doen beperken indien gerechtvaardigd.

Alle vragen of opmerkingen aangaande privacy en gegevensbescherming dienen per e-mail, post of fax te worden overgemaakt aan de DPO en zijn pas geldig na ontvangstbevestiging vanwege de DPO.

Ter validering van de identiteit van de aanvrager dient een kopie van voor- en achterzijde van de identiteitskaart te worden toegevoegd.

Contact:

Pieter Busschop
pb@villamaria.be
Fax: +32 50 311691
Gistelse Steenweg 22-28
8200 Brugge

De DPO verzorgt de opleiding en communicatie aangaande de privacywetgeving en controleert diens naleving binnen de onderneming.
De DPO is eveneens het aanspreekpunt voor derden buiten de onderneming  in geval van vragen of opmerkingen aangaande privacy en gegevensbescherming.

Categorieën – Dataregister Extract

Gelieve hieronder een lijst aan te treffen met de categorieën persoonsgegevens die wij na interne audit en actualisering van het dataregister aantreffen in onze systemen. Het aanvragen van offertes, accepteren van opdrachten of het plaatsen van bestellingen leidt automatisch tot de aanvaarding van de verwerking van persoonsgegevens.

Gelieve zich tot de DPO te wenden als u gedetailleerder informatie wenst te bekomen.

Bewaartermijn:

Villa Maria – Comodell nv houdt uw gegevens niet langer bij dan nodig voor het correct uitvoeren van opdrachten binnen de professionele samenwerking.  In de bedrijfssoftware worden waar technisch haalbaar inactieve fiches van contacten alsook hieraan verbonden persoonsgegevens gearchiveerd door de DPO.

Back-ups dewelke in onze onderneming gemaakt worden om in geval van technische problemen gegevens te kunnen recupereren, worden voor een periode van maximum 3 jaar bijgehouden op een veilige locatie waartoe enkel de DPO toegang heeft.

Villa Maria – Comodell nv kan echter uw persoonsgegevens voor onbepaalde duur bewaren, met name de persoonsgegevens die met uw toestemming verzameld zijn voor statistieke en commerciële doeleinden, verbonden aan de partners van Villa Maria – Comodell nv.

Curricula vitae dewelke sollicitanten indienen op papier of op elektronische wijze voor onbepaalde duur doch op veilige locatie en conform degelijke beveiliging bewaard.

Toegang tot gegevens

Toegang tot de persoonsgegevens wordt uitsluitend verleend aan de personen voor wie het noodzakelijk is om zich te kunnen kwijten aan zijn taken. De personen die geautoriseerd zijn om toegang te verkrijgen tot uw persoonsgegevens zijn gebonden in het kader van hun opdracht. Villa Maria – Comodell nv deelt uw persoonsgegevens met haar medewerkers, de ondernemingen die met haar gelieerd zijn voor dezelfde doeleinden zoals vermeld in onderhavige privacyverklaring. Die personen zijn gehouden aan een strikte professionele houding en aan alle voorgeschreven technische richtlijnen om de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te waarborgen.

Villa Maria – Comodell nv doet al het nodige om te vermijden dat personen zonder autorisatie toegang krijgen tot uw persoonsgegevens of die verwerken, wijzigen of verwijderen.

Delen van gegevens

Villa Maria – Comodell nv heeft niet het voornemen de persoonsgegevens door te geven aan een derde land of een internationale organisatie. Wij maken uw gegevens niet over voor commerciële doeleinden zonder uw voorafgaandelijke en uitdrukkelijke toestemming.

Iedere partij, dat wil zeggen zowel Villa Maria – Comodell nv als uzelf als klant, zal geen vertrouwelijke informatie, waarover zij beschikt in kader van onderhavige relatie, meedelen aan derde partijen behoudens wettelijke uitzondering of behoudens de voor een goede uitvoering van de overeenkomst noodzakelijke informatie.

Maatregelen ter bescherming van de gegevens

Elke verwerking van gegevens (inclusief persoonsgegevens) is onderhevig aan voortdurende evaluatie naar beveiliging en verwerkingsmethode toe teneinde te voldoen aan de geldende wetgeving.

Er worden heel concrete maatregelen genomen om uw persoonsgegevens veilig te stellen. De actuele lijst met maatregelen is via de DPO te bekomen en kan worden toegelicht op afspraak in onze kantoren. Uit veiligheidsoverweging hebben we besloten om deze IT-security-maatregelen niet op de publieke internetsite te publiceren.

Data-lek noodprocedure

Een procedure “wat te doen in geval van vaststelling data-lek” is aanwezig in de onderneming en onze medewerkers werden hiervan op de hoogte gebracht. Zij zijn door het GDPR-addendum in hun arbeidscontract gebonden een stipte en correcte aangifte te doen conform de data-lek procedure.
De beveiliging van alle datadragers en transportkanalen binnen de onderneming wordt regelmatig en op professionele wijze beoordeeld door een gespecialiseerd bedrijf.

Website

De website(s) van Villa Maria – Comodell nv kunnen mogelijks links bevatten die leiden naar derde websites waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van deze privacyverklaring vallen. Villa Maria – Comodell nv raadt daarom aan om aandachtig hun privacy beleid te lezen om na te gaan hoe die uw privéleven beschermen.

Villa Maria – Comodell nv wenst de bezoekers te informeren over het gebruik van cookies op haar website. Cookies zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen op de computer van iedere bezoeker van de website. Ze bevatten bepaalde informatie over zoekvoorkeuren zodat hij die informatie niet opnieuw moet ingeven bij een volgend bezoek aan dezelfde website. Sommige cookies zorgen voor een optimale grafische weergave, anderen zijn vaak van belang voor het goed functioneren van de website. Bij het openen van de website van Villa Maria – Comodell nv zult u onderaan een melding verkrijgen waarbij u de keuze krijgt om cookies al dan niet te activeren. Wanneer de cookies worden uitgeschakeld is het mogelijk dat de website niet naar behoren functioneert.

We refereren naar de website “Cookie Policy” voor meer technische details aangaande de werking en soorten cookies die worden gebruikt.

Privacycommissie

Voor alle vraag naar aanvullende algemene informatie betreffende de bescherming van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de Privacycommissie (Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer)

Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
Email: commission@privacycommission.be (www.privacycommission.be)

Revisie
De huidige privacyverklaring kan ten allen tijde gewijzigd worden. Het is aangewezen om de meest recente en enige up-to-date revisie van de privacyverklaring te consulteren en wij informeren u via de website of via andere gebruikelijke kanalen van iedere wijziging die doorgevoerd wordt.

Datum laatste revisie: 16 mei 2018